Gestión de clientes » 18 Noviembre, 2019

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¿Equipo de TI interno o externo? Guía de decisión

Con esta guía podrás determinar tus opciones, tomar la mejor decisión.

Las nuevas tecnologías cada vez están más presentes en el día a día de una empresa, por eso muchos negocios se han decidido a incorporar un departamento de informática o a contratar un soporte TI externo para poder solventar cualquier problema que pueda surgir y también para contar con asesoramiento en esta materia. Hoy queremos hablar de lo que las empresas esperan de un buen soporte TI y de cuáles son sus principales labores dentro del departamento.

¿De qué se encarga el equipo de tecnologías de la información?

Ya sea porque forme parte del organigrama interno de una empresa como si es un servicio externo contratado por la compañía, el soporte técnico informático debe cumplir con una serie de labores que ayudan a la compañía a alcanzar sus objetivos.

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  • Gestiona de los equipos de la empresa, tanto a nivel de hardware como de software, manteniéndolos actualizados y accesibles para los empleados autorizados.
  • Ayuda a la plantilla a solucionar problemas y dudas que surjan en relación a la infraestructura informática de la empresa.
  • Ofrece diferentes servicios que pone a disposición permanente de la empresa, como instalación, traslado de equipos y software, distribución de derechos de acceso, archivado y restauración de datos e incluso formaciones personalizadas para mejorar el rendimiento del trabajo.
  • Trabaja en proyectos personalizados orientados a mejorar el modelo de negocio de la empresa, creando una arquitectura rentable y haciendo pruebas de implementación para que todo salga bien.
  • Asesora al CEO y a los trabajadores sobre las mejores herramientas que puede usar la compañía para desarrollar su trabajo.

Las labores de este tipo de servicio son muy amplias, y van a depender sobre todo el tipo de contrato que se haga con el proveedor o con el rol e importancia que se le dé al departamento, pero esencialmente se dedica a garantizar que todos los equipos y componentes funcionen de forma correcta.

De acuerdo al índice Qualcomm sólo el 33% de las empresas radicadas en Colombia cuentan con políticas que involucran a los equipos de tecnologías de la información digital.

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Este bajo porcentaje puede ser la consecuencia de que ese porcentaje de empresas no saben que la tecnología, está al alcance de grandes, pequeñas y medianas organizaciones.

Decidir si tu empresa implementa un equipo de tecnologías de la información interno o externo implica tomar en cuenta una infinidad de criterios, a veces muy especializados, es por esta razón que a continuación te presentamos una guía de decisión con cuatro claves para que puedas decidir la tecnología más adecuada para tu empresa.

Con esta guía podrás determinar tus opciones, tomar la mejor decisión y ¿quién sabe? Podrías convertirte en la empresa innovadora del mañana.

1. Determina los objetivos de tu empresa

Lo primero que se debe hacer es definir qué es lo que tu empresa quiere lograr, cómo lo va a hacer y cuándo lo va a iniciar.

Lo ideal es saber si el producto que va a ofrecer tu empresa es un tangible apoyado en la tecnología o si es un servicio 100% tecnológico y digital.

Estas son algunas de las cosas que puedes optimizar con un buen equipo de tecnologías de la información:

  • Potencializar tu despacho contable
  • Reducir el tiempo de respuesta en atención a clientes
  • Implementar una plataforma digital de ventas alojada en la web

Es por esta razón que debes tomarte el tiempo necesario para diseñar una buena estrategia.

2. Analiza los costos

El tema de los costos de las nuevas tecnologías es uno de los más delicados para las pequeñas y medianas empresas. Lo primero que se debe hacer es establecer un presupuesto máximo y a partir de allí explorar todas las opciones, lo ideal es comprar tecnología inteligentemente. 

Como dato interesante vale destacar que los programas Opensource no tienen costo y gracias a que son de código abierto, pueden ser adaptados a las características particulares de cada empresa.

Por su parte los programas con una renta parcial de una licencia, ofrecen soluciones alojadas en la nube, lo cual es ideal para proyectos no tan largos y para un número limitado de personas.

Si tu proyecto es a largo plazo, debes considerar la compra permanente de un programa, incluso puedes pensar en que tu empresa apueste por el desarrollo propio de una aplicación.

Si quieres tener un panorama completo de la situación lo ideal es que explores distintos proveedores, recuerda que las tecnologías más costosas no siempre terminan siendo las mejores.

Te sorprenderás al saber que tal vez la herramienta tecnológica que buscas es totalmente gratuita, por lo que podrás destinar tu inversión a un asesor en tecnologías digitales.

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3. Define el dónde y el cómo 

De acuerdo a tus objetivos piensa en cuáles son los dispositivos que necesita tu empresa para ejecutar e implementar una plataforma tecnológica y cuál es la interfaz necesaria para la misma.

Definir este tipo de detalles te permitirá saber cuáles son las funcionalidades y características que deseas que la nueva plataforma tecnológica tenga.

4. La implementación

Que un equipo de tecnologías de la información implemente las nuevas herramientas es lo más fácil, el cambio dentro de la empresa es el gran reto.

Es muy importante que te asesores acerca de tecnología vas a adquirir para así sacarle el mayor provecho y presentar algo único a tus clientes.

Ofrecer una nueva forma de hacer las cosas puede derivar en escepticismo por parte de los usuarios o clientes. 

Es por esta razón que resulta indispensable permitirles a los trabajadores y usuarios de tu empresa que hagan preguntas y escuchar sus preocupaciones, de esta manera generarás confianza y con la retroalimentación podrás ir mejorando tu propuesta tecnológica.

Al contar con un buen equipo de tecnologías de la información ya sea interno o externo puedes saber si la implementación de la plataforma tecnológica de tu empresa necesita modificaciones y mejoras de experiencia de usuario y de usabilidad.

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Si tu empresa necesita asesoría en el ámbito tecnológico no dudes en contar con los especialistas de GESTOR, quienes te ayudarán a encontrar la fórmula tecnológica para el éxito digital de tu empresa, analizando tus necesidades y tomando en cuenta a los empleados y usuarios, de manera que se aprovechen al máximo las nuevas tecnologías obteniendo mejores resultados.

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El robot que todo directivo necesita tener

¿Te imaginas a un robot en tu empresa u oficina caminando de un lado al otro, desarrollando tareas y relacionándose con el resto del personal?

Pues gracias a la implementación de las nuevas tecnologías en las empresas ya esto no es una visión sólo futurista, la tecnología presenta a las empresas soluciones informáticas que son capaces de automatizar la mayoría de las actividades administrativas como análisis financieros o incluso convocan y participan en reuniones.

Según un informe presentado por la consultora Gartner para el año 2025 más de un tercio de los cargos hoy ocupados por humanos será ejecutado por robots y máquinas inteligentes.

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El mismo informe señala que las nuevas implementaciones digitales demandan menos mano de obra humana y que las máquinas y los sistemas procesan datos más rápido que humanos.

“Los robots pueden convertirse en una alternativa para las empresas en un futuro no muy distante.”

El robot en la industria

Esta tendencia robótica en las empresas no es un indicativo de que los humanos perderán sus puestos de trabajo.

Si bien es seguro que algunos cargos desaparecerán, la presencia de la tecnología hará que surjan otros ya que en las empresas habrá algún proceso que requiera de la mano de obra humana.

Los empresarios y directivos deben procurar invertir en dos modelos de robots:

  • Los más simples como los que realizan funciones simples, como aspirar el piso.
  • Los más complejos como aquellos que son capaces de comprender las acciones laborales que pueden ser automatizadas.

Para nadie es un secreto que las empresas ya viven esta tendencia, por ejemplo:

  • En el área de transporte, las flotas automatizadas son una realidad.
  • En el sector agrícola, los robots pulverizan determinadas plantas, además de detectar cuáles frutas están maduras para la cosecha.
  • En el área de la salud, los médicos cuentan con la ayuda de robots para cirugías y para el tratamiento de pacientes. También cuentan con sistemas que les facilitan los diagnósticos y el contacto en tiempo real con los pacientes.

Presencia virtual en el ambiente de trabajo

Los directivos de las empresas tienen en la actualidad la posibilidad de estar presente en dos locales al mismo tiempo mediante el acceso remoto que le brindan los diferentes sistemas informáticos.

Hoy en día son muchos los sistemas y aplicaciones que permiten explorar mediante accesos remotos los diferentes ambientes de trabajo, sin dejar a un lado la comunicación y el procesamiento de datos e información en tiempo real.

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Desafortunadamente muchas de estas aplicaciones y sistemas tienden a ser muy costosas y son más las desventajas que las ventajas que le dejan a la empresa. 

Pero lo que sí es una realidad es que la tendencia de la robótica está cada vez más presente en las empresas, haciendo que los directivos pongan su confianza en una de estas aplicaciones inteligentes que les permiten monitorear, revisar, cambiar, enviar y compartir toda la información necesaria para los procesos de su empresa en tiempo real. 

Es por esta razón que es muy importante que estés atento a todas las tendencias globales en el mundo de los negocios. Tal vez invertir en un robot puede ser una alternativa para el éxito de tu empresa en el futuro.

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Si tienes alguna duda, aprovecha a los profesionales de GESTOR que están dispuestos a asesorarte en todo lo referente a la automatización de los procesos de tu empresa, brindándote la experiencia de tener aplicaciones y herramientas que se convertirán en ese robot que todo directivo necesita.

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¿Se puede usar la tecnología para combatir la corrupción en las empresas?

Muchas empresas consideran que el combate de la corrupción es uno de los grandes desafíos a vencer para el año 2030.

Esta es una pregunta que le quita el sueño a organizaciones nacionales e internacionales y a todos los sectores que intentan a diario combatir la corrupción que, según estudios realizados por la facultad de sociología de la universidad de Oxford, afecta aproximadamente el 2% del PIB (producto interno bruto) mundial.

Cuando se habla de corrupción en las empresas, el Banco Mundial asegura que las empresas y las personas llegan a pagar aproximadamente 1.5 trillones de dólares en sobornos anualmente.

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¿Hasta qué punto se puede usar la tecnología para combatir la corrupción en las empresas?

La tecnología puede contribuir en gran medida a ayudar a que los procesos en las empresas sean más transparentes. Pero vale la pena resaltar que si bien el uso de la tecnología no es una solución integral, ya que para luchar contra la corrupción significa sumar esfuerzos desde distintos ámbitos.

Gracias a la tecnología, hoy las empresas pueden hacer algunas cosas que hace 10 años no eran posibles, como por ejemplo, la optimización y automatización de los procesos administrativos sin la intervención del hombre, así como el acceso a la información.

La tecnología potencia la generación de información en tiempo real para poder establecer criterios de supervisión y auditorías.

La tecnología ha servido como herramienta para aportar más información sobre las consecuencias de la corrupción en las empresas

El uso de plataformas tecnológicas abiertas para que cualquier empleado o usuario pueda hacer una petición o revisión de cualquier trámite o proceso, ya es posible en una empresa pública o privada.

El uso de la tecnología ha permitido que las empresas lleven un registro de sus operaciones y transacciones de forma más sencilla y más fácil de analizar.

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La implementación de sistemas tecnológicos en las empresas para combatir la corrupción permite: 

  • Extraer rápidamente nombres, direcciones
  • Cruzar datos de manera masiva

Esto con el objetivo de ubicar de manera fácil y rápida cualquier problema o duda en cuanto a los procesos administrativos.

Vale la pena destacar que, a pesar de la implementación de tecnología para combatir la corrupción, cada vez va a ser necesario hacer mayores esfuerzos por parte de los empleados y usuarios. 

Una empresa que use la tecnología para combatir la corrupción pasa a ser necesariamente una empresa más transparente en cuanto a sus procesos administrativos.

Desafortunadamente no todo es bueno, ya que al implementar sistemas tecnológicos para combatir la corrupción se corre el riesgo a que los datos recopilados por dicho sistema puedan ser hackeados o manipulados.

Es por esta razón que las empresas siempre prestan mucha atención a la privacidad de los datos de cada uno de sus procesos administrativos ya que, al ser tan delicados, no deben ser utilizados para otros fines.

Todas aquellas empresas que desafortunadamente han presentado un mal uso de los datos de los procesos administrativos y por ende, han incurrido en corrupción pueden contar con Gestor, el generador de aplicaciones líder en implementación que permiten hacer seguimiento y control de todos los procesos administrativos u operacionales de tu empresa. No dudes en contactar a los profesionales y comienza a combatir los problemas de corrupción en tu empresa.

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4 pasos para incorporar la cultura del agilismo en tu empresa

Actuar con rapidez, soltura y prontitud.

Actuar con rapidez, soltura y prontitud. Esa es, según el diccionario, la definición de agilidad, una cualidad que, en este mundo acelerado, lleno de distractores y sobrecargado de información, es necesaria a nivel personal y, por supuesto, laboral. En este último aspecto, de la mano de la innovación y la consecución de mejores resultados, aparece el concepto de agilismo en las empresas, un movimiento del que ya se consolidó a principios de este con el Manifiesto para el desarrollo ágil.

Enfocado en la satisfacción del cliente, el agilismo es la forma más efectiva hoy, de acuerdo con las características del entorno actual, para resolver problemas complejos, enfrentar el cambio, obtener mejores resultados, innovar y adelantarse a lo que quieren los usuarios, lo que se traduce en adaptabilidad, acceso a información para tomar decisiones y, claramente, la mejor forma de generar valor.

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Embarcarse en la aventura del agilismo en el entorno empresarial requiere de la aplicación previa de tres pasos: entender la organización, su propósito, estructura y cultura. Conocer, entender e interiorizar las bases del agilismo y, finalmente, conocer las diversas metodologías que existen para aplicar la que más se ajuste según el tipo de empresa o proyecto.

Así las cosas y con toda la agilidad propia de este movimiento, aquí te dejamos cuatro pasos que puedes trasladar a tu empresa para alinearla en esta nueva cultura:

  1. Descartar modelos tradicionales: Este es el primer salto que toda compañía debe dar para adaptarse a las exigencias de hoy, de lo contrario, correrá el riesgo de no sobrevivir, pues los competidores, cada vez, actúan más rápido y los hábitos de consumo son más cambiantes. Esta última es, quizá, la razón más poderosa para adoptar la cultura del agilismo, en ese sentido, enfrentar los problemas bajo métodos tradicionales impide a las empresas identificar el entorno de incertidumbres en el que hoy se mueve el mercado.

Ante la imposibilidad de predecir completamente cómo resolver problemas, la alternativa es acercarse lo máximo posible a una primera solución, hacer retroalimentación y si el camino está bien, continuar por el mismo, de lo contrario, plantear nuevas hipótesis.

Adaptabilidad es abandonar ese modelo tradicional en el que los problemas creían resolverse de una forma en la que se planeaba, diseñaba, desarrollaba y entregaba una estrategia que era aplicada por meses y que, en algunos casos, terminaba siendo el camino incorrecto, por lo tanto, el tiempo de reacción era mínimo.

  1.  Fomentar equipos más autónomos: Aquí la clave es confiar en el trabajo de los colaboradores, motivarlos y valorarlos, apreciar su interacción más que a los procesos y herramientas dentro de la organización. Son las personas las que deben tener un pensamiento ágil para aplicar los métodos y usar los instrumentos disponibles.
  1. Aprender del error y aprovechar el cambio: Solo así será posible diseñar y ofrecer ventajas competitivas a los clientes. Detectar en el camino los desaciertos, además de ahorrar tiempo, permitirá adelantarse a la competencia, reducir los riesgos, mejorar el tiempo de respuesta dado que los clientes actuales no quieren esperar más por un producto o servicio. Igualmente, mirar desde otra perspectiva los errores promueve el compromiso, la motivación y la autonomía del equipo de trabajo. Ver en el error la oportunidad, también es innovar.

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  1. Promover el trabajo colaborativo: Hacerlo tendrá como consecuencia ineludible calidad y velocidad en los procesos y resultados con el cliente. Los equipos que trabajan bajo la cultura del agilismo tienen cross funcionalidad, que no es otra cosa más que sinergia para funcionar como un todo, gracias a que se cuentan con las capacidades necesarias para resolver un problema. Un equipo ágil se complementa y aprende, son autoorganizados, es decir que, partiendo de un objetivo y unas prioridades crean soluciones, toman decisiones, asumen riesgos y compromisos para lograr los objetivos.

Queda claro entonces, que gestionar todo este tipo de cambios en las empresas es un asunto de cultura organizacional y compromiso. Para la formación de equipos que trabajen basados en la cultura del agilismo, desde Gestor y su grupo de expertos, la sugerencia es crear equipos pequeños, siete podría ser ideal, aunque si son más o menos, no significa que no tenga resultados exitosos. La razón para esta cifra no es más que la complejidad de las relaciones humanas, pues a mayor número de personas, mayor dificultad para lograr acuerdos, por lo tanto, es más complejo cumplir con el principio de cross funcionalidad.

En definitiva, el agilismo es la llave actual a la satisfacción del cliente y a la innovación. Si quieres conocer las prácticas, las metodologías, los principios, los valores y los modelos para aplicarlo a nivel empresarial, permite que los expertos de Gestor orienten la transformación de tu compañía y tus colaboradores.

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